Tietosuojaseloste

 Rekisteri- ja tietosuojaseloste – Asiakasrekisteri 

  1. Rekisterinpitäjä

    Savonlinnan Vuokratalot Oy / Savonlinnan Asuntopalvelu

    Puistokatu 13, 57100 Savonlinna

    puh. 015 550 110 

  2. Rekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö

    Tietosuojavastaava Teemu Immonen

    Puistokatu 13, 57100 Savonlinna

    teemu.immonen@savut.fi 

  3. Rekisterin nimi

    Savonlinnan Asuntopalvelun asiakkuuteen perustuva rekisteri 

  4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

    Henkilötietoja käytetään asiakkuuden hallinnointiin ja hoitamiseen. Henkilötietoja tarvitaan vuokrasopimusten tekemiseen, huoneistojen korjauksiin liittyvissä toimenpiteissä, vuokrien laskutuksessa ja perinnässä. Asuntojen ja kiinteistöjen huoltotoimiin liittyvissä asioissa, rekisterinpitäjän kanssa sopimussuhteessa olevalle huoltoyhtiölle, tarvittavien tietojen jakaminen. Tietoja käytetään tarvittaessa asukkaiden tiedottamiseen. 

  5. Rekisterin tietosisältö

    Rekisterissä voidaan käsitellä asunnon hakijoista, vuokralaisista ja kanssavuokralaisista seuraavia tietoja. 

    • Asiakasnumero

    • Nimi

    • Henkilötunnus tai syntymäaika

    • Lasten tiedot (nimi ja henkilötunnus)

    • Siviilisääty

    • Yhteystiedot (sähköposti, puhelin, postiosoite)

    • Samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä

    • Asiakkuuden alku ja loppupäivämäärä

    • Asiakkuutta edeltävän asunnon tiedot

    • Tieto mahdollisesta edunvalvonnasta

    • Luottotiedot, velkajärjestelytieto

    • Varallisuustieto

    • Tieto työssäkäynnistä ja työsuhteen kestosta tai opiskelusta ym. vastaavasta toiminnasta

    • Vuokravakuustiedot

    • Vuokran maksutiedot ja maksuhistoria

    • Pankkitilitiedot vuokrasopimuksen päättymiseen liittyen

    • Alaikäisen vuokralaisen osalta huoltajan yksilöintitiedot

    • Asunnon tarpeen syy ja muut asiakkaan ilmoittamat lisätiedot

    • Reklamaatiot, palautteet ja muut asiakkuuden hoitamiseen liittyvät viestit ja yhteydenpidot

    • Huoneistotarkastustiedot

  6. Säännönmukaiset tietolähteet

    Tietoja kerätään pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään mm. asuntohakemuslomakkeesta ja vuokrasopimuksesta. Luottotiedot tarkistetaan Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä ja tarvittaessa henkilötietoja voidaan kerätä Väestörekisteristä vuokra-asuntojen asukastietojen osalta. 

  7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

    Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta. Tietoja voidaan luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa rajoissa tahoille, joilla on oikeus tiedonsaantiin. Asumiseen liittyvien palveluiden toimittamiseksi tarvittavia tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa huolto-, vartiointi-, lukko-, sähkö -ja tietoverkkotoimittajille. 

    Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

  8. Rekisterin suojaus

    Sähköinen rekisteri on kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattu mm. palomuurit ja salasanat. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin ulkopuolisilla ei ole pääsyä. Digitaalisessa muodossa säilytettävä aineisto on suojatussa ja suljetussa tietojärjestelmässä, jonka käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Rekisteriin on pääsy ainoastaan rekisterin ylläpitäjän työntekijöillä tarvittavin osin, yksilöllisten käyttöoikeuksien mukaan. Työntekijät ovat vaitiolovelvollisuuden allekirjoittaneita. 

  9. Tarkastus, korjaus ja kielto-oikeus

    Rekisteröidyillä on henkilötietolain mukaan oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot ja vaatia korjaamaan virheelliset tiedot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää tietosuojavastaavalle ja sen tulee olla kirjallinen ja allekirjoitettu, puhelimitse tietoja ei luovuteta. Liitä mukaan kopio virallisesta henkilötodistuksesta. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.